Energie- und ressourceneffiziente IKT als Baustein zur Umsetzung einer kommunalen Gesamtstrategie im Klimaschutz GreenITown.

Umweltfreundliche IT für Kommunalverwaltungen

Die Digitalisierung verändert die Büroarbeit. Moderne Geräte steigern die Pro­duk­tivität und beschleunigen die Arbeitsabläufe. Aller­dings steigt damit auch der Stromverbrauch. Wie kann moderne Bürotechnologie mit Klimaschutz in Einklang gebracht werden?

Auf einen Blick

In der Vergangenheit stellten Kommunen in den Bereichen Beleuchtung und Heizwärme vielfach bereits auf klimafreundliche Technologien um und sparten somit Energie. Ein­spar­po­tenziale im Bereich Informations- und Kom­mu­nika­tionstechnik (IKT) stehen in kommunalen Kli­ma­schutz­konzepten allerdings bisher eher am Rande. In vielen Fällen werden vor­handene Po­ten­ziale nicht erkannt. Im Projekt greenITown erprob­te die Deut­sche Um­welt­­­hilfe e.V. daher Kon­zep­te und Stra­tegien zur Energie­einsparung im Be­reich Infor­ma­tions­tech­nik (IT) in der kommunalen Verwal­tung in acht Mo­dell­kommunen. Externe Fach­leute be­treu­ten die Kom­munen bei der Umsetzung. Die Erfah­rungen aus den Modell­kom­mu­nen nutzte das Projektteam und entwickelte praxis­nahe Mate­ria­lien und Werk­zeuge, mit deren Hilfe Kom­­mu­nen bundes­weit Treib­hausgas­emis­sio­nen im Be­reich IT auch ohne eigenes Fach­personal senken können.

Integration einer Strategie für IKT in das kommunale Klimaschutzmanagement

Computer brauchen Strom. Jährlich werden bun­des­weit mehr als 1.200 Gigawattstunden Strom für den Einsatz von Informations- und Kommuni­kations­technik in der öffentlichen Verwaltung benö­tigt. In kommunalen Klima­schutzstrategien sowie im Energie- und Gebäude­management der Kommunen fand das damit verbundene Einsparpotenzial jedoch aufgrund der Trennung von Beschaffungs­wesen, IT-Service und Ener­giemanagement bisher wenig Be­ach­tung.

Die Deutsche Umwelthilfe untersuchte in Zusam­men­arbeit mit den acht Modellkommunen Dierdorf, Emmendingen, Friedrichsdorf, Hohen Neuendorf, Schenefeld, Steyerberg und Unterföhring, wie Stra­te­gien und Maßnahmen von Kommunal­ver­waltungen im Bereich der energie- und ressourcen­effizienten Infor­ma­tionstechnik („Green IT“) optimiert werden können. Didaktisch aufbereitet sollen die Erkenntnisse auch anderen Kommunen mit bis zu 30.000 Ein­wohne­rinnen und Einwohnern helfen, die eigene IT-Infra­struktur zu überarbeiten und Energie zu sparen.

• Was sollte das Projekt erreichen?

  • Entwicklung maßgeschneiderter Stra­te­gien für die Steigerung der IKT-bezogenen Energie- und Ressour­cen­­effizienz der Kommunal­ver­wal­tungen in acht Modell­kommunen;
  • Erarbeitung eines Starterkits;
  • Durchführung von jeweils drei Workshops in den acht Modellkommunen;
  • Durchführung regionaler IT-Trainings für kommunale Mitarbeiterinnen und Mitar­bei­ter und Workshops für Entschei­dungs­trä­ge­rin­nen und Entscheidungsträger;
  • Erarbeitung von Materialien für weitere Kommunen.  

Bestandsaufnahme und Workshops

Die Deutsche Umwelthilfe stellte den Modell­kommu­nen zunächst eine Anleitung (das sogenannte Starter­kit) zur Verfü­gung, mit dem diese eigenständig eine Bestands­auf­nahme ihrer IT-Nutzung und -Infra­struk­tur machen konnten. Das Starterkit gab beispielsweise Tipps, wel­che Bürogeräte im Fokus der Analyse stehen sollten und welche Methoden und Geräte am besten für die Messung des Stromver­brau­ches geeignet sind. Zu­sätz­lich stellte das Projekt­team jeder Kommune eine beratende Fach­kraft zur Verfügung, die sie bei der Entwicklung und Umsetzung von Energie­spar­stra­tegien konkret unterstützte.

Während der Projektlaufzeit fanden in jeder Kom­mu­ne je drei Workshops statt. Im ersten ging es um Ziele und Erwartungen an das Projekt, die Gründung eines IT-Kom­petenzteams innerhalb der Kommunal­verwal­tun­gen sowie Vorschläge für Maßnahmen und Meilen­stei­ne. Im zweiten Workshop diskutierten die Mitar­beite­rinnen und Mitarbeiter der Kommunal­verwal­tun­gen, welche Einsparpotenziale vorhanden sind und welche davon kurz-, mittel- und langfristig rea­lisiert werden können. Daraus leiteten sie mit Hilfe der beratenden Fachkraft maßgeschnei­derte Ener­gie­spar­­maßnahmen ab. Im letzten Work­shop bilanzierten die Kommunen die Energie- und CO2-Ein­sparungen der bereits durch­geführten und geplanten Maßnahmen.

Beim jeweiligen Abschluss­work­shop verlieh die Deutsche Umwelthilfe jeder der acht Kommunen die Aus­zeichnung zur greenITown-Modellkommune.

Zusätzlich organisierte das Projektteam fünf regionale Trainings für Verwaltungs­angestellte anderer Kom­mu­nen und zwei Work­shops für Entscheidungs­träge­rin­nen und Entschei­dungsträger in Kommunen in den Bereichen IT, Klimaschutz, Be­schaf­fung, Finanzen und Personal­wesen, um das Thema Green IT lang­fristig in Kommunen zu verankern.

• Was hat das Projekt erreicht?

  • Entwicklung maßgeschneiderter IKT-Stra­te­gien für die acht Modell­kommunen;
  • Durchführung von jeweils drei Workshops in den acht Modellkommunen;
  • Erarbeitung eines Starterkits und weiterer Arbeitshilfen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunalverwaltungen;
  • Durchführung regionaler IT-Trainings für kommunale Mitarbeiterinnen und Mitar­beiter und Workshops für Entschei­dungs­trägerinnen und Entscheidungsträger;
  • Bereitstellung von fünf Videoanleitungen.

Umsetzung in den Kommunen

Fast alle Modell­kommunen wurden durch die Work­shops angeregt und gingen während der Projekt­lauf­zeit Maß­nahmen an. Insgesamt befanden sich zum Abschluss des Projektes etwa die Hälfte der vor­ge­schla­­­genen Maßnahmen bereits in der Umsetzung oder waren umgesetzt. Über 50 Personen nahmen an den Weiterbildungen für Verwaltungs­angestellte und Entscheidungsträgerinnen und -träger aus den Be­rei­chen Beschaffung, Klimaschutz, IT und Finanzen teil.

In Hohen Neuendorf eröffnete die Planung des Rat­hausanbaus die besondere Chance, das Thema CO2-Einsparung im IT-Bereich grundsätzlich anzugehen. Im Zuge des Neubaus, der inzwischen fertig­gestellt und von den Angestellten bezogen wur­de, beschaffte die Verwaltung effizientere Computer und erprobte neue Tech­niken wie beispielsweise die Desk­top­virtua­li­sie­rung. Bei dieser Technik benötigen die einzelnen Com­puter nur einen Bruchteil des Stroms und der Leistung eines normalen Desktop-Computers, da das Betriebs­system nur auf einem zentralen Server instal­liert werden muss.

„Für Hohen Neuendorf hat sich die Investition in das Projekt definitiv gelohnt, nicht nur allein wegen der Einsparungen. Auch wurden die Innovationen in unserem Rathaus überaus positiv in der Bevölkerung aufgenommen.“

Steffen Apelt, Bürgermeister der greenITown Modellkommune Hohen Neuendorf

Arbeitshilfen für eine eigene Green IT-Strategie

Aus dem Starterkit entwickelte die Deutsche Um­welt­hilfe eine Hand­reichung für alle interessierten Kom­munen. Sie enthält Hinter­grundinformationen zu Green IT, Tipps zur Erfas­sung des gegen­wärtigen Strom­ver­brauchs im IT-Bereich und des Computer­nutzungs­verhaltens der Ange­stellten sowie Hinweise zur Beauf­tragung ex­ter­ner Beraterinnen und Berater und zu aktuellen För­der­pro­grammen, beispielsweise im Rahmen der Kom­munalrichtline.

Zusätzlich leitete die Deutsche Umwelthilfe aus den Erfahrungen in den Modellkommunen acht Bausteine zur Erstellung einer eigenen Green IT-Strategie ab. Sie stellen die Maß­nah­men aus den wesentlichen Themen­bereichen der Green IT in größerem Detail vor: Mes­sen des Ener­gie­verbrauchs, Druck- und Doku­men­ten­ma­na­gement, Desktop- und Server­virtua­li­sie­rung, Server­manage­ment, Einspa­run­gen am Arbeits­platz, Mit­arbeiter­mo­tivation, Geräte­beschaffung und Prozess­­optimierung.

Das Projektteam arbeitete die Projekt­ergebnisse mit Hilfe eines pro­fessio­nellen Filmemachers in fünf anschaulichen und teil­weise humorvollen Video­anleitungen auf, um Kom­munen den Einstieg in das Thema zu erleichtern. Alle Arbeitshilfen und Video­an­leitungen veröffent­lichte die Deutsche Umwelthilfe auf der Internetseite des Projektes. Mit Hilfe der Materia­lien können alle Kommunen bundesweit Green IT eigenständig in kommunale Klimaschutz­konzepte integrieren, auch wenn fachkundiges Personal oder die finanziellen Mittel für externe Beratung fehlen.

• Wie ging es weiter?

  Auf der Projektseite www.greenitown.de werden die Projektfortschritte der Modellkommunen dokumentiert. Zudem stehen die Materialien und Anleitungen für interessierte Kommunen zum Download beziehungsweise im Videoformat zur Verfügung.

Beitrag zum Klimaschutz

Die acht Modellkommunen sparten während der Pro­jektlaufzeit insgesamt 76,8 Megawattstunden Strom pro Jahr. Dies entspricht 23 Prozent ihres ge­samten IT-Stromverbrauchs. Aus diesen Werten leitete das Pro­jekt­team ab, dass die acht Kommunen zusammen pro Jahr 43 Tonnen CO2 einsparen konnten. Durch geplan­te Maßnahmen in allen acht Kommu­nen steht in den nächsten fünf Jahren eine wei­tere Ein­spa­rung von ins­gesamt 72 Megawatt­stun­den und 40 Tonnen CO2 pro Jahr bevor. Die laufenden und ge­planten Maßnahmen zusammen können somit allein in den Modell­kommu­nen jährlich 148 Megawatt­stunden elektrische Energie und 83 Tonnen an CO2 einsparen.

Allein die Stadt Hohen Neuendorf spart mit den effi­zienteren Computern, der Desktopvirtualisierung sowie weite­ren Maß­nah­men in den Bereichen Server­küh­lung, IP-Telefonie und Aktendigitalisierung 18 Tonnen CO2 pro Jahr ein.

Tipps und Tricks für interessierte Institutionen

Die entwickelten Arbeitshilfen helfen Kommunen, Energiekosten und CO2-Emissionen im Bereich IKT zu reduzieren. Die Videoanleitungen vermitteln in nur wenigen Minuten die wichtigsten Tipps und Tricks für einen geringeren Stromverbrauch. Verwaltungen, die Green IT mehr in ihr Klimaschutzkonzept integrieren möchten, unterstützt das Projektteam mit dem Starterkit und acht Strategiebausteinen.

Mit Workshops Umsetzung einleiten

Das Projektteam richtete die Vor-Ort-Workshops auf die Bedürfnisse der Modellkommunen aus. Bei allen handelte es sich um Kommunen bis zu einer Größe von circa 30.000 Einwohnerinnen und Einwohnern, die nicht oder nur bedingt über fachkundiges Personal verfügten. Gleichzeitig stellte das Team die Ein­bin­dung von Finanzverantwortlichen in die Ab­schluss­workshops sicher. Dies begünstigte die tat­sächliche Umsetzung der identifizierten Maß­nahmen.

• Checkliste der Erfolgsfaktoren

  • Workshops in den Kommunen auf die Um­setzung konkreter Maßnahmen ausrichten;
  • Anleitungen und Materialien auch für Kommunen ohne speziell geschultes IT-Personal auslegen.

Starterkit und Strategiebausteine

Das Starterkit ist optimal für die Erfassung des Status quo und ist so aufgebaut, dass es auch von technisch weniger versierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesetzt werden kann. Die Strategiebausteine geben kleinen bis mittelgroßen Kommunen darüber hinaus einen Rahmen zur Entwicklung einer eigenen Green IT-Strategie.

Jeder Themenbereich endet mit einer Reihe von Maßnahmen, die Kommunen mit Check­listen im Hinblick auf die eigene Relevanz bewerten und gegebenenfalls als umgesetzt markieren können. Alle Materialien stehen kostenlos zum Download bereit.

Eingängige Videoanleitungen

Die fünf anschaulichen Videoanleitungen zeigen zunächst, wie der eigene Energieverbrauch gemessen und ausgewertet werden kann. Hierzu wird lediglich ein Messgerät benötigt, welches nicht nur preiswert, sondern auch einfach zu handhaben ist. Außerdem erklären zwei Experten die Vorteile der Server- und Desktop­virtua­lisierung und die richtige Kühlung von Servern.

Bemerkenswert ist zum Beispiel, dass bei der Kühl­temperatur ein Unterschied von drei Grad schon 15 Prozent des Stromverbrauches ausmacht. Ab­schließend diskutieren die beiden Moderatoren Möglichkeiten zum effizienteren Umgang mit Dokumenten und die Vorzüge von IP-Telefonie. Die Anleitungen veröffentliche die Deutsche Umwelthilfe auf ihrer eigenen Webseite und stellte sie in der Youtube-Playlist GreeniTV der Deutschen Umwelthilfe zusammen.

Kühlung der Rechenzentren einfach umsetzbar

Als relativ leicht zu realisieren erwiesen sich Maß­nah­men zur Optimierung des Kühlluftstromes in den Rechenzentren. So konnten zum Beispiel in Emmen­dingen durch die Modernisierung und Auslegung der Klimaanlage im Serverraum auf den tatsächlichen Kühlbedarf 4.317 Kilowattstunden pro Jahr eingespart werden. Andere Kommunen sollten diesem Beispiel folgen.

• Klimaschutz braucht Initiative

  Die Nationale Klimaschutzinitiative (NKI) des Bundesumweltministeriums unterstützt seit 2008 zahlreiche Projekte, die einen Beitrag zur Senkung der Treibhausgasemissionen leisten. Die Förderung erstreckt sich von der Ent­wicklung langfristiger Strategien bis hin zu konkreten Hilfestellungen und investiven Maßnahmen. Die guten Ideen aus den Projekten tragen dazu bei, den Klimaschutz vor Ort zu verankern. Hiervon profitieren Verbrauche­rinnen und Verbraucher, Kommunen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen.